Rejestracja uczestników na wydarzenie online
Rejestracja uczestników na wydarzenie online, zawsze wiąże się z przetwarzaniem ich danych osobowych. Uczestnik musi więc zapoznać się i zaakceptować nie tylko warunki udziału w wydarzeniu, ale także cele i sposób w jaki będą przetwarzane jego dane osobowe. Warunki uczestnictwa w wydarzeniu i przetwarzania danych osobowych muszą być jasne. Publikując dobrze napisany regulamin uczestnictwa i poprawne klauzule o przetwarzaniu danych chronisz zarówno siebie, jak i swoich klientów.
1. Klauzula akceptacji regulaminu
“Przeczytałem i akceptuję Regulamin uczestnictwa”. I to zazwyczaj wystarczy. Ważniejsza jest treść samego regulaminu. Pamiętaj, że odnośnik musi działać; inaczej utrudniasz uczestnikowi zapoznanie się z regulaminem.5. Zgoda marketingowa
Obowiązkowo nieobowiązkowa. To znaczy, że jeśli chcesz pod formularzem rejestracyjnym umieścić zgodę na wysyłanie komunikacji marketingowej lub reklamowej, udzielenie jej nie może być wymagane do rejestracji. Dostarczanie treści stanowi osobną usługę i uczestnictwo w konferencji nie może zależeć od tego, czy uczestnik z niej skorzysta.
Głównym celem formularza rejestracyjnego jest zebranie danych uczestników w celu obsługi ich uczestnictwa w wydarzeniu, a nie wysyłanie do nich maili reklamowych. Klauzule muszą odpowiadać faktycznemu celowi zbierania danych, nie możesz więc wymagać, żeby wszyscy zapisali się na Twoją listę mailingową. Zgodnie z RODO, nie należy tych dwóch usług wrzucać do jednego worka.
2. Regulamin uczestnictwa
Regulamin uczestnictwa jest podstawowym dokumentem opisującym usługę udziału w wydarzeniu. To w nim powinny się znajdować takie informacje jak czas i miejsce wydarzenia, termin rejestracji, możliwość zwrotu biletu i inne kwestie organizacyjne. Dobrze napisany regulamin sprawi, że Twoje relacje biznesowe z klientami będą oparte na jasnych warunkach, a więc zdrowe.
3. Klauzula informacyjna
Klauzula informacyjna, jak sama nazwa wskazuje, informuje uczestnika o tym, kto jest administratorem jego danych, sposobie i celu i czasie przetwarzania danych itd. Zaakceptowanie klauzuli informacyjnej jest niezbędne do rejestracji. Można ją umieścić w całości pod formularzem lub tylko ją podlinkować. Klauzula informacyjna może również zawierać się w polityce prywatności.
4. Polityka prywatności
Polityka prywatności to pełny opis przetwarzania danych użytkowników strony wydarzenia. Powinna uwzględniać te aspekty, co klauzula informacyjna, ale może też być rozszerzona o politykę plików cookie i informację o skryptach śledzących. Ten dokument będzie inny dla każdego organizatora, więc nie załączamy go w plikach do pobrania. Klauzula informacyjna jest dobrą bazą do napisania pełnej polityki prywatności.
5. Zgoda marketingowa
Obowiązkowo nieobowiązkowa. To znaczy, że jeśli chcesz pod formularzem rejestracyjnym umieścić zgodę na wysyłanie komunikacji marketingowej lub reklamowej, udzielenie jej nie może być wymagane do rejestracji. Dostarczanie treści stanowi osobną usługę i uczestnictwo w konferencji nie może zależeć od tego, czy uczestnik z niej skorzysta.
Głównym celem formularza rejestracyjnego jest zebranie danych uczestników w celu obsługi ich uczestnictwa w wydarzeniu, a nie wysyłanie do nich maili reklamowych. Klauzule muszą odpowiadać faktycznemu celowi zbierania danych, nie możesz więc wymagać, żeby wszyscy zapisali się na Twoją listę mailingową. Zgodnie z RODO, nie należy tych dwóch usług wrzucać do jednego worka.
PORADA:
Podczas wyboru platformy do wydarzeń online jak lub systemu rejestracji sprawdź, czy dane użytkowników przechowywane są w data centers na terenie Unii Europejskiej. Przechowywanie danych użytkowników na serwerach poza UE z nie jest zgodne z RODO (Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych), znane także jako GDPR (General Data Protection Regulation) !
Jeśli zainteresował cię ten artykuł, zobacz również: zasada 3A – czyli moja e-eventowa bateria
