Online czy offline no właśnie – do marca 2020 większość codziennych czynności dzieliliśmy między te offline i online. W jednej chwili okazało się jednak, że musimy zmienić dotychczasowe proporcje i więcej aktywności przenieść do sieci. Przed nie lada wyzwaniem stanęła także branża eventowa. Przestrzenie centrów kongresowych, z mnóstwem okazji do poznawania nowych ludzi, zmieniły się w puste prywatne pokoje i czas spędzony przed komputerem. Czy w takiej sytuacji transmisja online ma jakąkolwiek szansę, by konkurować ze światem rzeczywistym? 

Online czy offline?

Spotkanie “w realu” ma wiele plusów, ale i minusów. Przede wszystkim wiąże się z zapewnieniem odpowiedniego miejsca i bazy noclegowej. To także przygotowanie całej oprawy: nagłośnienia, oświetlenia, cateringu oraz obsługi w trakcie trwania wydarzenia. Organizatorzy muszą zaplanować miejsce dla sponsorów czy aktywności expo. Tym, co szczególnie doceniamy, są przerwy kawowe, rozmowy w kuluarach czy sesje networkingowe, kiedy możemy nawiązać biznesowe relacje.

Organizacja eventów online to z kolei konieczność zapewnienia stabilnej platformy, umożliwiającej przeprowadzenie spotkania. Należy przeszkolić prelegentów i wdrożyć w zasady prowadzenia wystąpień. Nie trzeba wprawdzie rozkładać stoisk, czy pilnować aby ze stołów na bieżąco znikały brudne filiżanki, ale pojawiają się głosy, że przestrzeń cyfrowa może mniej sprzyjać interakcjom między poszczególnymi uczestnikami. Czy na pewno? Realizując wydarzenia w MOOV zdobyłem kilka doświadczeń z którymi chciałbym się na tym blogu

Plusy w sieci:

Wydarzenie online nie potrzebuje rezerwowania konkretnego miejsca. Z jednej strony to korzyść dla organizatorów, ponieważ zdejmuje z nich ciężar finansowy i organizacyjny. Nie ma konieczności ograniczania liczby miejsc ze względu na dostępną powierzchnię i liczbę krzeseł. Nie ma obawy zamówienia nieodpowiedniej liczby przekąsek. Znika też konieczność rezerwacji hoteli. Z drugiej – korzystają uczestnicy. Nie muszą się martwić, że konferencja jest w innym mieście lub nawet kraju, ponosić dodatkowych kosztów, czy tracić czasu na dojazdy. Udział w wydarzeniu można brać nawet siedząc w samochodzie.

Nieciekawa prelekcja? Zamiast czekać niecierpliwie do najbliższej przerwy, możesz tymczasowo wyciszyć transmisję lub ze sceny głównej przełączyć się na salę plenarną, gdzie omawiany jest inny temat, przejrzeć agendę czy przenieść się do części expo.

Rozwój platform do organizacji wydarzeń online sprawił, że także networking staje się prostszy. Spośród wszystkich gości, algorytm może Ci podpowiedzieć osoby z tego samego miasta, o tych samych zainteresowaniach czy z tej samej branży – podobnie jak się to dzieje na portalach społecznościowych. Łatwiej wtedy nawiązać rozmowę i kontynuować ją na osobnym czacie.

Nowe warunki, nowe zasady

Jesteśmy “w onlajnie” dłużej niż nam się wydaje. Zanim udaliśmy się na wirtualne zwiedzanie British Museum to podglądaliśmy “na żywo” najpopularniejsze bociany z Przygodzic (dzięki kamerze zainstalowanej zaraz przy ptasim gnieździe). Z kolei livestream z występu Beyonce podczas festiwalu Coachella w 2018 roku obejrzało ponad 41 milionów użytkowników z ponad 230 krajów. Spodziewamy się, że przeniesiemy wydarzenia do Internetu. Może nie będzie to wyglądało tak samo jak na żywo, bo nie o to w tym do końca chodzi, ale zupełnie nowy sposób spotkań jest już za rogiem. Jednak rozwój eventów online to odkrywanie nowych obszarów i funkcjonalności, które czerpią z nowych technologii. Dzięki platformom do transmisji online organizatorzy będą mogli odpowiedzieć na te potrzeby użytkowników, których nie można było zrealizować podczas tradycyjnych wydarzeń.

przeczytaj również wpis: