Jak się szybko okazało w organizowaniu wydarzeń online, towarzyszą nam zupełnie inne potrzeby. (Przeczytaj o różnicach między in-person a online). Na przykład ze względu na to, że mózg szybko się męczy, jeśli ma do czynienia z czymś jednostajnym. Trudno zmienić dotychczasowe kilkugodzinne kongresy na serię wykładów na ZOOMie czy MS Teams i oczekiwać, że poziom zaangażowania będzie zbliżony. Dlatego powstało specjalne rozwiązanie do organizowania eventów online, czyli e-eventów. Platforma, która przenosi internetowe wydarzenia na inny poziom. Jakie moduły w niej znajdziesz?
Jakie moduły tworzą event online?
Konkludując, podstawowymi funkcjonalnościami platformy e-event są: recepcja, scena główna, pokoje do sesji panelowych, lobby, część expo, help desk, green room i pokój techniczny.
-
Recepcja
-
Scena główna,
-
Pokoje do sesji panelowych,
-
lobby,
-
część expo,
-
help desk,
-
green room
-
pokój techniczny
-
specials / atrakcje
Lobby
Lobby służy przede wszystkim do nawigowania pomiędzy poszczególnymi elementami wydarzenia. Pozwala przełączać się między wydarzeniami, czy korzystać z dodatkowych opcji dostępnych w ramach konferencji. Innymi słowy, to takie wirtualne hotelowe lobby czy przestrzeń pomiędzy halami wystawienniczymi
Scena główna
Ponieważ na każdej konferencji w 'realu’ jest miejsce, w którym odbywają się najważniejsze wykłady, również online zorganizowano to podobnie. To tu, w specjalnie zaaranżowanej przestrzeni studia, znajduje się host/prezenter, który prowadzi spotkanie. (Jak wybrać prowadzącego wydarzenie online? Przeczytaj tutaj)
Sesje panelowe
To sesje tematyczne, uzupełniające i rozszerzające tematykę, omawianą na scenie głównej. Często mają postać moderowanych paneli dyskusyjnych i same w sobie funkcjonują jak samodzielne webinary. W spotkaniach pomagają rozwiązania pozwalające moderować dyskusję czy filtrować zadawane pytania, co jest szczególnie praktyczne w przypadku dużej liczby uczestników.
Przestrzeń EXPO
Przestrzeń wystawiennicza jest miejscem, gdzie partnerzy i sponsorzy mogą zaprezentować swoją ofertę i nawiązać kontakty z uczestnikami. Pozwala nie tylko przejrzeć materiały promocyjne, ale też spotkać się z ekspertem w danej dziedzinie. To tu uczestnik może otrzymać upominek – darmowy e-book czy kupon zniżkowy na usługi firmy nie będą ciążyć w torbie, jak fizyczne katalogi i zestawy długopisów.
Miejsce do networkingu
Bezsprzecznie brak możliwości swobodnego nawiązywania kontaktów jest tym, czego najbardziej brakuje uczestnikom konferencji online, odbywających się dotychczas stacjonarnie. Rozwój platform do transmisji online sprawia, że networking staje się jeszcze prostszy. Obecne algorytmy same przeszukują listę gości i podpowiadają uczestnikowi osoby z tego samego miasta, z tej samej branży, czy współpracujące z tą samą firmą. Łatwo można wtedy nawiązać rozmowę i kontynuować ją w osobnym pokoju, rozmawiając 1:1 jak na każdym innym meetingu.
E-event od kuchni
Wydarzenie online nie może się odbyć bez wsparcia technicznego i operacyjnego. Do przygotowania gościa do wystąpienia służy tech room, ponieważ należy sprawdzić połączenie, prawidłowe ustawienie kamery i dźwięku prelegenta, dzięki czemu support ma pewność, że wszystko działa prawidłowo.
Wirtualny green room nie ma nic wspólnego z pokojem o zielonych ścianach, które możemy zamienić komputerowo na dowolne tło. To rodzaj poczekalni, z której prowadzący i prelegenci – po przejściu tech roomu – oczekują na wejście “na żywo”. Ciekawy wpis o tym jak wygląda taki event przeczytasz tu:
Wygodna transmisja online
Reasumując, nie jestem zwolennikiem pokazywania martwych krzeseł. Uważam, że platformy internetowe powinny być skupione wokół kilku kluczowych rozwiązań. Muszą umożliwić rejestrację, uczestniczenie w wydarzeniach na scenie głównej, zapewnić atrakcyjną przestrzeń wystawienniczą oraz networking. Dzięki dodatkowym funkcjonalnościom uczestnik może swobodnie nawigować pomiędzy różnymi dostępnymi aktywnościami. Z wirtualnej recepcji może udać się na scenę główną, potem wziąć udział w wybranej sesji plenarnej, w przerwie sprawdzić ofertę strefy expo czy skorzystać z możliwości nawiązania kontaktów biznesowych. Dlatego w przypadku płatnych wydarzeń, specjalny wirtualny identyfikator pozwoli mu się dostać do materiałów premium, które nie są dostępne dla wszystkich uczestników.
Dowiedz się więcej o platformach do wydarzeń
