W tle nudne wystąpienie, a Ty scrollujesz wiadomości w telefonie lub trzeci raz czytasz folder z programem konferencji. Znasz to uczucie? Jak zorganizować wydarzenie online, które będzie ciekawe i przyniesie zamierzony efekt. Wydarzenia tradycyjne, te w salach konferencyjnych oraz te w przestrzeni internetowej rządzą się podobnymi prawami. Aby angażować i zapadać w pamięć, muszą zaciekawić odbiorców. To trochę tak jak z baterią – albo ją naładujesz, odnajdując motywację w świetnych przemówieniach i ciekawych wydarzeniach towarzyszących eventowi. Albo po nużącej serii wystąpień wyjdziesz z „rozładowany” i znudzony.
Zadaniem e-eventu jest to, aby odwrócić uwagę od wszystkich innych rzeczy, które w danym czasie robimy. Treść musi być mocna, aby ludzie chcieli wziąć udział w e-evencie. Pamiętajmy, że online może wciągać równie podczas emisji na żywo, jak i po zakończeniu wydarzenia. Powszechne jest pobranie materiałów albo oglądanie sesji „on demand” (czyli na żądanie)”.
Jak sprawić, by goście wydarzenia online naładowali swoje baterie i mogli potem przywoływać w pamięci najciekawsze elementy Twojej konferencji? Zastosuj zasadę trzech A – Aranżuj, Angażuj i Analizuj.
Jak zorganizować wydarzenie online? Poznaj zasadę baterii 3A!
Aranżuj
To część organizacyjna, która powinna być przygotowana jeszcze przed eventem. Należy zaprojektować odpowiednią stronę (tzw. landing page), z której uczestnicy dowiedzą się szczegółów na temat całego wydarzenia i to m.in. tu będziesz prowadzić komunikację z klientami. Trzeba wysłać zaproszenia, a także zaopatrzyć się w moduł rejestracji i/lub zakupu biletu. Odpowiednio skonfigurowany system pozwoli monitorować zainteresowanie zaproszonych oraz weryfikować zgłaszanych chętnych.
To także czas na aranżację spotkań, przygotowanie tematów, czy rozplanowanie sesji i czatów, itd.
Angażuj
„Ciekawa treść jest najważniejszym elementem – bez niej po prostu nie będzie wydarzenia” – mówi Majewski. Należy zatem zaplanować odpowiednią tematykę i prelegentów, obok których nie da się przejść obojętnie. „To headlinerzy (czyli inaczej gwiazdy wieczoru) decydują o tym, czy ktoś będzie chciał dołączyć do danego spotkania online” – kontynuuje. „Z badań wynika, że najważniejszy jest walor edukacyjny”, goście chcą wynieść coś ze spotkania i – jak się okazuje – niekoniecznie są to darmowe gadżety.
Tym co odróżnia dobry e-event od prostego streamingu w sieci jest platforma. Umożliwia rejestrowanie jaki komunikacje z uczestkami. Pozwala ona utrzymać zaangażowanie odbiorców. Profesjonalne narzędzie pozwoli dobrać odpowiednie funkcjonalności, które spowodują, że wydarzenie będzie bardziej „wciągające”, a zaproszeni skorzystają z dodatkowych opcji, takich jak możliwość networkingu, pokoje rozmów 1:1 czy dostęp do dodatkowych materiałów.
Jak wskazuje CEO firmy MOOV „możliwość spotkania odpowiednich ludzi” jest według specjalistów kolejnym ważnym elementem e-eventu. „Badania pokazują, że wcale nie chodzi o spotkania na żywo, ale o spotkanie w ogóle. Preferencje respondentów dotyczące chęci spotkania osobiście czy porozmawiania za pomocą czatu rozkładały się mniej więcej po równo. Może się wydawać, że ‘w realu jest łatwiej’, ale w rozmowach online chętniej biorą udział także osoby nieśmiałe, którym pisanie przychodzi łatwiej. Jest zatem większa szansa na poznanie nowych ludzi.
Poza edukacją i nawiązywaniem nowych relacji istotnym elementem jest rozrywka. Daje ona też największe pole do popisu, bo możemy dla gości zaplanować np. kurs o winie, online’owy stand-up czy szybki kurs przyrządzania danej potrawy.
Analizuj
Każdy e-event się kiedyś kończy, a wtedy przychodzi czas na podsumowania, analizy i wnioski. Przewagą wydarzenia online nad tym tradycyjnym jest dostęp do zdecydowanie większej ilości danych. Dzięki narzędziom do analityki możemy sprawdzić nie tylko frekwencję, ale zachowania gości, ich aktywność, udział w konkretnych prelekcjach i wykorzystanie poszczególnych modułów czy zainteresowanie udostępnionymi materiałami. Wiedza ta pozwala monitorować, segmentować i mierzyć skuteczność poszczególnych działań. „To mocne narzędzie marketingowe. Jesteśmy w stanie sprawdzić, ilu ludzi dowiedziało się o wydarzeniu, ilu zarejestrowało, jakie były ich preferencje w trakcie e-eventu i ile na to wydaliśmy – co do złotówki. Nie znajdziemy tego w działaniach offline”
Naładuj akumulatory!
„Oddziaływanie eventu, organizowanego w sieci jest dłuższe niż w przypadku wydarzenia na sali konferencyjnej”. Może w nim uczestniczyć większa widownia, a uczestnicy mogą się łączyć z różnych części świata. Trwa ono także długo po jego zakończeniu, a to ze względu na dostęp do materiałów pokonferencyjnych, czy możliwość odtwarzania nagranych materiałów. Treści można z łatwością udostępniać dalej w Internecie, co nie ma zastosowania w przypadku tradycyjnych spotkań. Metoda AAA sprawi, że Twój e-event będzie ładował baterie odbiorców jeszcze przez długi czas.
Przeczytaj również: Online czy – Ofline oraz Jak budować zaangażowanie w trakcie eventu online
