Platforma Internetowa do wydarzeń online jest jak dobre centrum kongresowe.
Od początku pandemii Covid krajobraz wydarzeń zmienił się nie do poznania! Regularne “spotkania na ekranie” są normą, a nie czymś dziwnym i wyjątkowym, dzisiaj spotkanie twarzą w twarz to raczej rzadkość niż rutyna. Spotkania międzynarodowe praktycznie wyjątki zarezerwowane dla nielicznych. Ludzie powoli zaczynają zdawać sobie sprawę, że „wirtualizacja” stanie się normalną częścią wydarzenia, niezależnie czy mówimy o targach, konferencji medycznej, spotkaniu pracowników, zarządzie spółki czy walnym zgromadzeniem akcjonariuszy.
Aby łatwiej sobie wyobrazić to co mam na myśli, używam takiego porównania: Dotychczas aby, zrealizować wydarzenie potrzebne było fizyczne miejsce np.: sala konferencyjna lub w wypadku większych wydarzeń centrum kongresowe. Podobnie jest w internecie, aby spotkanie mogło się odbyć, potrzebujemy takiego miejsca! Tę rolę spełnia platforma w której możemy realizować wydarzenia online tzw. e-Eventy, to właśnie platforma jest miejscem w którym realizujesz wydarzenie online. (przeczytaj również artykuł)
W rzeczywistości (w “realu”) to rodzaj i cel wydarzenia dyktują miejsce spotkania nie odwrotnie. Jeśli chcesz spotkać się w małej grupie pracowników, wystarczy Ci sala konferencyjna. Kiedy realizujesz większe wydarzenie np konferencję na 100 osób wybierzesz inne miejsce. Podobnie będzie z kongresem, targami czy międzynarodową konwencją, wybierzesz miejsce w którym będziesz mógł zorganizować takie wydarzenie i zrealizować cel w jakim zostało ono zorganizowane.
Dokładnie tak samo jest w internecie. W zależności od rodzaju i celu spotkania wybierzesz odpowiednie miejsce, czyli platformę, potrzebujesz porozmawiać z pracownikami, zrobisz to na zoomie czy teemsie, czy google meets – to platformy świetne do spotkań, ale nie do większych wydarzeń. W organizacji dużych kongresów eventów pracowniczych gdzie potrzebna jest scena na tzw główna prezentację czyli “keynote”, potrzebne będą sesje panelowe, miejsca, gdzie zaprezentować mogą się sponsorzy, potrzebne jest zaplecza techniczne i cała infrastruktura z tym związana, gdzie na bieżąco można będzie rozwiązywać problemy techniczne które mogą się pojawiać. Potrzebować będziesz recepcji ,gdzie będzie można przyjąć uczestników i prelegentów itd, a być może nawet dodatkowych funkcjonalności jak np networking. (przykład : Hopin)
Jeśli zainteresowałeś się wydarzeniami online w trakcie pandemii Covid 19, to może zdziwić cię fakt, że takie wydarzenia były organizowane na długo przed pandemią i warto o tym wiedzieć nie zawsze firmy czy rozwiązania które powiedzmy “skręciły” w kierunku wydarzeń wirtualnych tylko z powodu covid 19 będą w stanie sprostać twoim oczekiwaniom. Mam klientów którzy mają wręcz złe doświadczenia z eventami online tylko przez to, że działali z niewłaściwym partnerem albo korzystali ze źle dobranych narzędzi. Wiele firm odruchowo skierowało uwagę w stronę internetu, próbując zaadaptować się do nowych warunków, niestety często korzystają ze starych nawyków nie rozumiejąc do końca korzyści jakie płyną z organizacji wydarzeń online. Obserwuję firmy które oferują wiele “gadżetów” i “fajerwerków” swoim klientom często mijając się z głównym celem wydarzenia a co za tym idzie również z potrzebami swoich klientów.
Pamiętaj że to prostota, funkcjonalność i niezawodność są kluczem do zapewnienia dobrego wirtualnego wydarzenia! W przypadku małych spotkań czy tzw “call’i” można łatwo rozwiązać problemy techniczne, ale dostarczając wirtualne wydarzenie online, musisz upewnić się, że platforma jest wolna od błędów, niezawodna i łatwa w użyciu dla uczestników i prelegentów a przede wszystkim intuicyjna!
